Affärsresebloggen

5 anledningar till varför företaget bör ha en resepolicy

2018-apr-05 19:40:09 / by Lena Mägiste

Resepolicy LinkedIn

En resepolicy ger tydliga riktlinjer till medarbetarna och de som reser på uppdrag för företaget om hur de ska boka sina tjänsteresor och vad de har rätt att boka. Resepolicyn bör vara kortfattad med enkla och tydliga riktlinjer som ska göra det så enkelt som möjligt för att resa.

Vi på Akademikerresor har under åren fått mycket frågor kring hur man ska både skriva och hantera en resepolicy. Det har medfört att vi hjälpt flera företag och organisationer att ta fram en egen skräddarsydd resepolicy.

I en policy bör det t ex framgå vilka avtal företaget har med olika researrangörer (hotell, flyg, tåg, etc). Men den behöver innehålla en hel del andra saker såsom vilken budget man får ha för att boka hotell, flyg, tåg, hur långt innan man bör boka, vilken typ av biljetter man får boka etc.

Varför bör ditt företag ha en resepolicy:

  1. Problemfritt resande
    Dina medarbetare behöver bara vända sig till en bokningskanal för alla resor, dvs. hur du ska göra, vända dig till etc. Det kan vara en upphandlad resebyrå, en inloggning i intranät etc.
  2. Kostnadseffektivitet och kostnadskontroll
    Om det finns tydliga riktlinjer för hur företaget vill att de anställda ska resa så minskar risken för att resekostnaderna ökar. Företaget får fram statistik kring t. ex resvanor och kan justera policyn efterhand (skapa fler avtal med arrangörer utifrån detta). Om ditt företag använder en upphandlad resebyrå kan de via bokningsverktyg och teknik t ex om något händer, ta fram listor på flyg, tåg etc för att veta var dina medarbetare befinner sig. Hur märkning ska ske på kostnadsställen etc.
  3. Hållbart affärsresande
    Smartare och ett mer hållbart resande innebär att företaget kan styra mot mer miljövänliga alternativ i den utsträckning företaget önskar. Genom en policy kan ditt företag formulera riktlinjer som följer företagets hållbarhetsstrategi och se till att medarbetarna i möjligaste mån reser hållbart när så går.
  1. Säkerhetsaspekt
    Det är en fördel och ett viktigt ur säkerhetssynpunkt för t ex chefer och ledning att kunna få fram var medarbetare finner sig. Här bör man beskriva hur medarbetare ska göra om något händer när de är ute på tjänsteresa.
  2. Regelrätt
    Genom tydliga riktlinjer säkerställer företaget att bokningar görs på det sätt företaget önskar och företaget inte får några onödiga överraskningar eller att man missbrukar hur resebokningar ska fungera.

I en resepolicy bör bla följande ingå:

  • Val av transportmedel, pris, klass och kostnadsspann
  • Val av boende (hotell, prisklass, avtal), pris, klass och kostnadsspann
  • Hur man bokar och betalar
  • Redovisning av reseräkningar
  • Vad som gäller vid inrikes- och utrikesresor
  • Visum och t ex vaccineringar
  • Hur man ska agera om något händer
  • Saker att tänka på innan, under och efter resan
  • Traktamentsersättningar och hur redovisa
  • Do´s and don´t

Nästa steg
Ta hjälp av oss på Akademikerresor för att ta fräscha upp nuvarande resepolicy eller för att ta fram en helt ny. Genom vår tjänst får du

  • En nulägesanalys som visar nuvarande avtal, policyer, rutiner etc
  • Förslag på en resepolicy, texter, regler och rutiner
  • Hjälp med att teckna avtal med t ex flyg, hotellarrangörer etc.

Vi hjälper er gärna att upprätta en resepolicy med direktiv i ett resereglemente som passar just ert företagsbehov och att implementera den hos resebyrån.

Kontakta oss idag för att få veta mer om hur just ditt företag kan få hjälp med en egen resepolicy.

Klicka här om du vill ha hjälp med en resepolicy

Lena Mägiste

VD Akademikerresor

 

Kategorier: Affärsresor, Resetips för förtroendevalda, Resepolicy

Lena Mägiste

Written by Lena Mägiste

VD