Affärsresebloggen

Klart företaget har en Mötespolicy, Resepolicy eller både och, eller?

2019-mar-06 17:01:45 / by Lena Mägiste

Inledning

”Hur mycket som läggs på möten & events i Sverige är det ingen som vet men det finns två siffror som florerar siffror säger Lotten Fowler, VD på SBTA (Swedish Business Travel Association) i en artikel i tidningen Affärsresenären nr 1 2019. Den första är att ungefär 4% av ett företags kostnader i snitt läggs på möten & events. Den andra att möten & events omsätter 25% av ett företags årliga resebudget.”


Vad som ingår i ditt företag policyarbete beror på hur det ser ut i ditt företag /organisation och dess omvärld och vilka mål och ambitioner ledningen har när det gäller möten och resor. En policy för möten och resor bidrar till att spara tid, pengar, energi och miljö.

Många företag har missat att göra en mötespolicy fast man har tagit fram en resepolicy. Men fortfarande har de flesta lite större företagen inte ens en resepolicy.

Mötespolicy bör finnas både för interna – och externa möten där policyn för externa möten bör innehålla riktlinjer för t. ex hur man ska boka, vem som bokar, och hur man bör ta sig till- och från ett externt möte, vilka miljö- och kostnadshänsyn som ska tas. Mötespolicyn kan vara en del av den övergripande resepolicyn.
I vissa företag finns en hållbarhets- eller miljöpolicy och även i den bör det finnas riktlinjer för möten och resor.

Det finns en mängd fördelar för ditt företag/organisation med att ha en mötes- och resepolicy. Här har vi listat sex fördelar som vi ser som de viktigaste:

  1. Vägledning och riktlinjer

Medarbetare och framförallt bokningsansvariga behöver få vägledning och riktlinjer för vad som gäller i företaget/organisationen när man ska boka möten och resor. T ex om det finns en upphandlad resebyrå, en inloggning till intranät, miljö- och säkerhetsaspekter att ta hänsyn till, budget och bästa resealternativ.

Genom tydliga riktlinjer säkerställer företaget att bokningar görs på det sätt företaget önskar och företaget inte får några onödiga överraskningar eller att man missbrukar hur resebokningar ska fungera. Förutsättningen är förstås att policyn är väl förankrad och praktiskt fungerande.

  1. Problemfria möten och resor

Om ditt företag inte har en upphandlad part (resebyrå), har oftast den som bokar resa till sig själv eller till en annan person ingen professionell kunskap om hur man sätter ihop ett mötesprogram, bokar upp biljetter från olika aktörer och därefter sätta ihop programmet så att allt hänger ihop. Försening – har en person i företaget själv bokat alla mötes- och researrangemang och det uppstår förseningar eller andra problem kan det innebära fördyrade kostnader och förseningar i programmet.

  1. Kostnadseffektivitet och kostnadskontroll

Om det finns tydliga riktlinjer för hur företaget vill att de anställda ska resa och mötas/konferera så minskar risken för att dessa ökar. Har man en upphandlad resebyrå får ditt företag statistik kring t. ex resor och mötesvanor, kostnader v/s budget och kan justera policyn efterhand. En upphandlad resebyrå kan t ex skapa rese/företagsavtal med arrangörer utifrån statistik för att få bättre kostnadseffektivitet, kostnadskontroll och utfall mot budget.

Genom att alla möten/konferenser och resor märks upp av resebyrån med korrekta kostnadsställen etc. undviker man att fakturor/kostnader för möten och konferenser hamnar på andra kostnadsställen än företagets resebudget.

  1. Hållbara möten/konferenser och resor

Att bidra till att få ett smartare och ett mer hållbart resande innebär att företaget kan styra mot mer miljövänliga alternativ i den utsträckning företaget önskar. Genom en policy kan ditt företag formulera riktlinjer som följer företagets hållbarhets- och miljöpolicy och se till att medarbetarna i möjligaste mån deltar i möten/konferenser och reser så hållbart som möjligt.

  1. Säkerhetsaspekt 

Det är en fördel och viktigt ur säkerhetssynpunkt för t. ex chefer och ledning att kunna få fram var medarbetare finner sig om en krissituation uppstår. Om ditt företag använder en upphandlad resebyrå kan den via bokningsverktyg och digital teknik ta fram information från flyg, tåg, hotell/konferensanläggningar etc. för att ge dig en statusuppdatering på var dina medarbetare befinner sig just nu.

I mötes- och resepolicyn bör man även beskriva hur medarbetare ska agera om något händer i en krissituation när de är på externa möten/konferenser samt på tjänsteresor.

  1. Säkerställer företagets medarbetare att göra rätt

Har företaget en mötes- och resepolicy säkerställer företaget att medarbetarna bokar möten/konferenser och resor på ”önskat sätt”. I en policy bör det t ex framgå vilka avtal företaget har med olika researrangörer (hotell, flyg, tåg, etc). Men den behöver innehålla en hel del andra saker såsom vilken budget man får ha för att boka hotell, flyg, tåg, hur långt innan man bör boka, vilken typ av biljetter man får boka etc.

Nästa steg 
Ta hjälp av oss på Akademikerresor för att ta fram en mötes- och resepolicy eller för att fräscha upp er nuvarande policy. Genom vår tjänst får du:

  • En nulägesanalys som visar nuvarande avtal, policy, rutiner etc
  • Förslag på en mötes- och resepolicy, texter, regler och rutiner
  • Hjälp med att teckna avtal med t ex flyg, hotellarrangörer etc.

Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta oss på Akademikerresor kring mötes- och resepolicyarbetet.

Lena Mägiste

VD Akademikerresor

 

Kategorier: Resepolicy, Resetips för förtroendevalda, Affärsresor, Mötespolicy, Miljöpolicy

Lena Mägiste

Written by Lena Mägiste

VD på Akademikerresor

Prenumerera på våra blogginlägg

Senaste inläggen